Quando um evento corre bem, mas não acontece nada

Há eventos em que tudo funciona.

Os convidados, o espaço, a produção, tudo corre sem problemas. A comida é boa e tudo termina no momento certo.

No final, mesmo com tudo a correr bem, fica uma sensação difícil de explicar: a sensação de que nada aconteceu. Não no sentido literal. As coisas aconteceram, mas talvez não tenha acontecido aquilo que realmente importava.

Quando uma empresa começa a planear um evento, as decisões iniciais são as mais óbvias:

• Onde será?

• Quantas pessoas?

• Qual é o orçamento?

• De que fornecedores precisamos?

• Que formato vamos utilizar?

  
  

E são perguntas necessárias. Mas existe uma pergunta ainda mais importante, que deve ser feita antes de tudo:

Porque é que estas pessoas precisam de estar juntas? 

A resposta não serve apenas para escrever um briefing. Vai servir como um norte para tomar as decisões seguintes.

• Se o objetivo é aproximar uma equipa, talvez o formato não deva funcionar como uma conferência.

• Se é fortalecer uma relação com clientes, talvez não seja suficiente colocá-los numa sala durante duas horas e oferecer-lhes um bom jantar.

• Se é apresentar uma nova marca, talvez uma apresentação tradicional não seja a melhor forma de a tornar percetível.

Um evento é feito de decisões visíveis e invisíveis

Existe aquilo que todos veem: o espaço, a decoração, a iluminação, o palco, a comida, os materiais.

E existe aquilo que quase ninguém vê.

• Porque é que uma pessoa foi convidada e outra não.

• Porque é que alguém se sentou naquele lugar.

• Porque é que determinada conversa aconteceu antes de outra.

• Porque é que o percurso pelo espaço foi pensado de determinada maneira.

• Porque houve tempo para conversar.

• Porque uma apresentação durou vinte minutos em vez de quarenta.

Essas decisões podem parecer pequenas. Mas são elas que moldam a experiência de quem está presente.

É aqui que entra a curadoria

Curar não é escolher coisas bonitas. É escolher o que faz sentido. É saber o que deve estar presente, o que pode desaparecer e o que precisa de ser questionado.

Na direção de um evento, isso significa olhar para o conjunto: Para a empresa, as pessoas, o momento, o espaço, a mensagem, para aquilo que precisa de acontecer depois.

A execução transforma o plano em realidade. A curadoria ajuda a garantir que o plano merece existir.

No fim, o sucesso pode ser uma coisa muito simples

Talvez não seja o número de fotografias publicadas. Nem a quantidade de pessoas na sala.

Nem sequer o fato de tudo ter corrido exatamente como estava previsto.

Talvez seja aquela conversa que continuou depois, a pessoa que ficou mais tempo do que tinha planeado, a relação que se tornou mais próxima, a sensação de que aquele encontro tinha uma razão para existir.

É por isso que, para nós, um bom evento não termina quando os convidados vão embora. É aí que começamos a perceber se aquilo que planeámos realmente aconteceu.