O evento começa muito antes de os convidados chegarem

Existe um momento de um evento que raramente aparece nas fotografias. É aquele em que ainda não há ninguém na sala. As cadeiras estão a ser alinhadas, a luz está a ser ajustada, a mesa ainda não recebeu o primeiro convidado, alguém confirma pela última vez se tudo está no lugar.

É fácil pensar que o evento começa quando as pessoas chegam mas na verdade, nessa altura, todas as decisões já foram tomadas.

Antes do espaço, existe uma intenção

Escolher um local não é apenas encontrar um espaço disponível na data certa, é perceber o que aquele lugar permite provocar.

Um jantar pode pedir proximidade, uma apresentação pode precisar de concentração, um encontro de comunidade pode beneficiar de circulação e encontros espontâneos, o espaço condiciona a forma como as pessoas se comportam dentro dele.

Por isso, a escolha deve começar pela pergunta certa: O que queremos que aconteça entre estas pessoas?

Só depois faz sentido perguntar onde.

Depois vêm as decisões que quase ninguém vê

A disposição das mesas, a distância entre duas cadeiras, o percurso até à sala, o momento em que uma pessoa recebe uma bebida, a luz num determinado ponto do espaço, onde alguém consegue conversar sem precisar de elevar a voz, são decisões pequenas mas juntas determinam a experiência de quem está presente.

E o evento precisa de responder à marca

Um evento corporativo não existe isoladamente. A forma como uma empresa recebe os seus clientes, reúne a sua equipa ou cria um momento de encontro também comunica quem essa empresa é.

Por isso, cada decisão precisa de encontrar a identidade da marca. Não para colocar um logótipo em cada canto mas para fazer com que a presença da marca seja reconhecível mesmo quando o logótipo desaparece.

Na linguagem do espaço, na forma de receber, no ritmo, na escolha das pessoas e na atenção aos detalhes.

O verdadeiro trabalho começa antes de se abrir a porta

Quando os convidados chegam, já existe uma história em movimento. O trabalho da direção está precisamente em construir essa história antes que ela seja visível, e antecipar o que pode acontecer.

Criar espaço para o que não foi planeado, eliminar o que pode interromper a experiência e garantir que cada escolha responde à mesma intenção.

Porque um evento pode estar impecavelmente produzido e, ainda assim, não criar ligação, a diferença costuma estar nas decisões que ninguém vê. É aí que começa a direção.

Se estás a preparar o calendário de eventos da tua marca, começa por uma pergunta simples:

O que queres que aconteça entre as pessoas quando estiverem juntas? A resposta pode mudar todo o resto.