Como saber para que objectivo precisas de um evento?

Antes de escolher o espaço, pensar na decoração ou começar a contactar fornecedores, existe uma pergunta que deve vir primeiro: o que é que este evento precisa de provocar?

Nem todos os eventos existem para a mesma coisa. Um jantar com clientes pode ter como objectivo fortalecer relações. Um encontro de equipa pode procurar criar proximidade e reconhecimento. Uma activação de marca pode querer apresentar um produto de uma forma que seja lembrada. Um evento corporativo pode ter como principal função reunir pessoas e criar uma experiência que não aconteceria num contexto habitual.

O objectivo muda a forma como o evento deve ser pensado.

Quando a intenção é aproximar pessoas, por exemplo, a disposição do espaço, o ritmo e até a forma como os convidados circulam podem facilitar essa relação. Quando existe uma marca no centro da experiência, o espaço, os materiais e os momentos do evento devem contribuir para a forma como essa marca é percebida.

É por isso que a escolha do espaço não deve acontecer apenas porque é bonito, grande ou está disponível. O espaço precisa de responder à experiência que se quer criar. O mesmo acontece com a decoração, o programa, a iluminação, a música ou qualquer outro detalhe.

Um evento pode ter vários objectivos, mas é importante perceber qual é o principal. Quando tudo tem a mesma prioridade, torna-se mais difícil tomar decisões e manter coerência ao longo do processo.

No fundo, planear um evento não começa por perguntar “como vamos fazer?”. Começa por perguntar “porque estamos a fazer isto?”

Quando essa resposta está clara, todas as outras decisões tornam-se mais fáceis de orientar.

Porque um evento bem pensado não é apenas aquele em que tudo corre bem.

É aquele em que cada escolha tem uma razão para estar ali.